Como controlar a tus empleados remotos y vigilar su productividad

Si eres Director General, CEO o Manager, estarás más que preocupado porque los empleados estén enfocados trabajando desde casa y no navegando por internet mientras les pagas.

Aprovechando que los Gobiernos están aumentando el control de la población, tú también puedes aprovechar la Transformación Digital para aumentar el control de tu plantilla y asegurarte que están produciendo al máximo.

Toma nota de este vídeo donde te voy a enseñar cómo puedes usar la tecnología para controlar a tus empleados y vigilar su productividad.

Y quédate al final de este vídeo y de este artículo pues te voy a dar una la lista de las mejores herramientas tecnológicas para implementar un control total.

Debido a la reciente crisis, los gerentes estamos pasando momentos difíciles para entregar proyectos y cumplir los objetivos. El problema es que los empleados de la empresa no saben trabajar en remoto y se distraen en sus casas.

Cuando asesoro a los comités de dirección de las empresas, ellos me piden tener más control sobre los empleados y especialmente en este momento donde la gente sólo puede trabajar desde casa. Queréis controlar el horario de los empleados, el tiempo que están en cada página web, si están tecleado o no, si están en contacto con la competencia o si se están saltando alguna política.

Bueno, vamos a ver las diferentes técnicas:

Poner un ordenador portátil de la empresa a cada empleado

La primera es, si no lo has hecho antes, poner un ordenador portátil de la empresa a cada empleado. Algunas empresas se ven tentadas a que los trabajadores usen sus propios ordenadores de casa (BYOD) para ahorrarse dinero, pero esto es un error porque perdemos el control.

Cuando la empresa pone los PCs, restringimos los permisos de administrador y tenemos más control sobre qué programas se instalan, qué accesos tienen, y podemos configurar solo los iconos de las aplicaciones de trabajo, nada de distracciones.

Además, con esta técnica podremos instalar herramientas de control muy interesante que te explicaré al final del vídeo.

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Configurar un acceso VPN obligatorio

La segunda técnica es controlar que los empleados estén conectados en todo momento.

Para esto configuramos un acceso VPN obligatorio, de tal manera que la única manera de salir a internet sea a través de los servidores de la empresa. Así tendremos controlados todos los horarios de conexión y los trabajadores no podrán conectarse a nada sin antes pasar por los servidores de la empresa donde guardaremos un registro de toda la actividad de conexión.

Dar un teléfono móvil al empleado con aplicaciones de seguimiento

La tercera técnica es hacer lo mismo con los móviles. Al obligar a los empleados a tener un móvil de empresa, podemos saber su localización en todo momento y llamarles sin que parezca tan intrusivo en sus vidas personales. Además podremos tener control remoto sobre el aparato y autorizar sólo el uso de las aplicaciones que nos interesen y bloquear todas las demás apps. Si los empleados quieren instalar alguna aplicación que no esté en nuestra lista, tendrán que pedirnos permiso. Hay además programas que nos permiten grabar conversaciones telefónicas, muy interesantes para controlar a los comerciales o si sospechamos de algún directivo.

Implantar un sistema de Proxy o Web Filtering

La cuarta es implementar un sistema de Proxy y Web Filtering. Esto te permite controlar en qué sitios web navegan los empleados. La plantilla pierden mucho tiempo navegando en internet y con estos sistema podrás cortar el acceso a todas las redes sociales, cortar el whatsapp, telegram, etc… y además ser notificado en el momento que se salten alguna regla por si hay que dar algún aviso sancionatorio al empleado.

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Bloquear los puertos USB y Bluetooth

La quinta es bloquear los puertos USB de los ordenadores. Muchos empleados roban datos de las empresas y se llevan bases de datos con listados de clientes e información confidencial como patentes a la competencia. Al bloquear los puertos, prevenimos que se lleven nada y tenemos más control. También debes bloquear el acceso a gMail, Hotmail, Google drive y el Outlook personal.

Controlar el movimiento en las redes sociales

La sexta técnica es controlar lo que hacen tus empleados en las redes sociales.

Si algún empleado en sus vacaciones tiene un comportamiento no alineado con la cultura de la empresa, puedes tener una crisis reputacional. Los empleados tienen que aparentar y lucir bien en todo momento. Para controlar esto, pide a RRHH los perfiles personales en las redes sociales e implementa alguna herramienta de social monitoring para identificar fotos y vídeos con comportamientos no deseados y probar los hechos ante un juez si necesitas despedir a alguien sin indemnización.

Prohibir cualquier reunión profesional, videoconferencia o meetup que no sean las oficiales de la empresa

La séptima es que prohibas por política participar en cualquier reunión profesional, videoconferencia o meetup que no sean las oficiales de la empresa. Ahora mismo en LinkedIn hay muchas distracciones y hay mucho riesgo de que tus empleados, al hacer contactos profesionales fuera de la empresa, compartan planes estratégicos o información confidencial de la empresa, o incluso se vayan a trabajar con otros.

Política de webcams y micrófonos abiertos

La octava es que pidas a los empleados que activen sus cámaras y sus micrófonos durante todo el horario de trabajo, por si tienes que conectarte con ellos y preguntarles en cualquier momento cómo va tal o cual proyecto.

Ellos están en horario de trabajo y es su obligación.

Identificar a los empleados alineados y promocionarles entre el grupo

La novena es que identifiques empleados alineados con la empresa y con estas políticas de vigilancia. Empleados que estén alineados con todas estas técnicas de control y que fomenten ese espíritu de “oye, te están pagando, qué menos que haya un mecanismo de control”.

Estos empleados son claves y debes promocionarlos de cargo para que todos los demás vayan adoptando la cultura de la empresa. Si montas reuniones de equipo a primera hora, puedes comprobar que todo el mundo esté puntual y verás que los alineados son los que están primero en la sala muy puntuales. A estos debes darles pequeños premios y privilegios, como el empleado del mes o una gorra de colores para que los demás quieran seguir su ejemplo.

Un grupo de empleados alineados son claves y debes promocionarlos de cargo para que todos los demás vayan adoptando la cultura de la empresa.

Si por algún casual se filtra que hay instalado un software de monitorización de empleados, debes de negarlo en rotundo y comentar que en realidad el software es un “software de seguridad”.
Hasta estos mismos fabricantes lo hacen: en vez de “Employee Monitoring”, lo llaman “Insider Threat Detection Software”.

Aquí pues haces un poco como las empresas de armamento, que no se les ocurre decir que son de armamento, sino que son del sector de “defensa”, que suena mucho mejor.

Instalar una plataforma virtual de control de seguimiento de la productividad

La décima es que crees una plataforma virtual para que los empleados virtuales que están en sus casas tengan algún momento de ocio y descanso controlado.

Esto lo puedes controlar con una aplicación que te voy a mostrar al final del vídeo, donde los empleados pueden ir a la máquina del café virtual y charlar cosas fuera del trabajo pero con un cronómetro para contar ese tiempo desperdiciado.

Además puedes monitorizar las conversaciones para detectar a la oveja negra del rebaño y exterminarla.

Bueno y aquí finalmente la lista de herramientas definitivas para ejercer el control total sobre tus empleados:

Las 8 mejores aplicaciones de control para los empleados de una empresa

Estas son aplicaciones que, mediante un instalador oculto silencioso, instala un software en todos los PCs de los trabajadores que controla toda la actividad de los empleados minuto a minuto. Con este software podrás controlar la productividad al monitorizar la actividad de los empleados: quién está trabajando cada día, cuando hacen login, cuando hacen logoff, cuánto tiempo estuvieron activos o inactivos delante del ordenador, qué programas usaron, si hicieron scroll, clic, etc…

También podrás tener un pantallazo, un screenshot que se lanza cada varios minutos, para ver la pantalla del empleado y qué está haciendo en ese momento.

Puedes ver qué hacen, cómo pasan el tiempo, etc. y al final tener un informe de cada empleado y cada departamento, clasificando cada uno como «productivo» o «improductivo» y clasificando a los trabajadores por su puntuación de productividad.

Con este tipo de sofftwares, también puedes grabar todo lo que escriban en el teclado: cuando los empleados tecleen algunas palabras sospechosas como “comité de dirección” o “jefe” o “lista de clientes” o “entrevista de trabajo” o “renuncia”, puedes configurar una alerta y recibir un informe con el correo y un screenshot (un pantallazo) del momento donde han usado alguna palabra que quieras monitorizar. En esa alerta verás qué hizo el empleado, qué escribió y en qué correo.

Esta herramienta es muy útil porque si se están saltando alguna regla y tienes que hacer un despido masivo, puedes también despedir a la gente en remoto, bloquear el acceso al ordenador y los servidores de la empresa, encriptar los datos y que sea imposible llevarse nada de la empresa.

Además, esta aplicación también la puedes instalar en los teléfonos de la empresa, ya sean iPhone o Android y también iPads.

Aplicaciones para controlar el tiempo de ocio y descanso: Pragli

El segundo grupo de herramientas que te comento, es porque bueno, siempre hay alguien que se queja y dice que la empresa somos como la policía, pero hay una muy buena solución: Aplicaciones como Pragli, fomentan el que los trabajadores siempre tengan la webcam conectada y hablen entre ellos, haciendo el proceso cada vez más natural, así calentamos la ranas poco a poco y las metemos en ambiente.

El email, o el uso de Slack, Teams o Sharepoint, son eficientes pero sin alma y no valen para combatir las distracciones y la soledad de trabajar desde casa.
Con esta aplicación Pragli, podemos mejorar el contacto humano con un sistema de video chat a lo estilo máquina del café. Lo mejor de todo, es que puedes cronometrar el tiempo que pasan tomando café virtual y hacer sonar una alarma para que vuelvan al trabajo.

Si eres empresario y tu yo controlador te tienta a usar una de estas técnicas, haz clic aquí y verás una manera bien diferente crear equipos basada en el compromiso y la confianza.

Y tú, ¿qué pìensas de todas estas técnicas de control para tener a los trabajadores a raya? Escríbeme en los comentarios.

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